Seu Escritório ainda não faz Timesheet ?
Em todas as minhas visitas a escritórios de advocacia, quando estamos discutindo gestão, faço sempre a mesma pergunta: Vocês fazem timesheet? Na maioria da vezes escuto invariavelmente duas respostas.
A primeira e mais frequente é que não se faz e as razões variam desde a dificuldade de se conseguir convencer advogados e sócios para fazer, até simplesmente achar que não é necessário.
A segunda, menos frequente, é que se faz para aqueles trabalhos cobrados por hora, mas não o fazem para aqueles trabalhos cobrados de outra forma (fixo, partido, etc.) e o principal argumento utilizado é que pelo fato de não cobrarem por hora, não há a necessidade de se controlar as horas dispendidas.
Grande Engano!
No meu ponto de vista, isto se deve historicamente ao fato de que os honorários advocatícios sempre permitiram aos escritórios uma folgada margem de resultados tornando-se desnecessário esse controle. Após a crise mundial de 2008, agravada pelos motivos internos de nosso país nos últimos anos, a pressão por preços e pela maior competitividade cresceram de forma exponencial em todos os mercados.
Some-se a isto o fato de que as empresas internacionais, por conta dos sistemas de faturamento eletrônico (Serengetti, Tymetrix, etc.) impostos aos escritórios, possibilitou a estas fazerem estatísticas comparativas para avaliar seus prestadores de serviços e escolher os mais competitivos.
O mercado quer prestadores de serviços ágeis, de qualidade e competitivos!
Como então conseguir ser mais produtivo, gerir melhor sua equipe, orçar correta e rapidamente com menor taxa de erro, ter mais controle sobre a rentabilidade de sua proposta, ou seja, ser mais eficiente e rentável se você não sabe o que seus advogados (a equipe) está efetivamente fazendo?
Conforme eu discuti este assunto em meu livro “Governança estratégica para Escritórios de Advocacia”, no capitulo dedicado à “analytics”, a elaboração correta e tempestiva do timesheet em todo o escritório possibilita a utilização das seguintes ferramentas de gestão:
1 – Ferramenta de gestão de equipe pois, pode (e deve) avaliar:
– a performance / eficiência ao comparar os tempos gastos em cada tarefa e o tempo esperado ou normal para cada uma por tipo de profissional.
– a dedicação ao comparar os tempos marcados versus as metas estabelecidas.
– a coerência entre o tipo de trabalho e a experiência (senioridade) do profissional.
– a distribuição das tarefas em função da senioridade.
– a melhor distribuição da equipe de modo a minimizar tempos ociosos.
2 – Ferramenta de gestão dos assuntos do cliente pois, pode (e deve) avaliar:
– quais trabalhos estão sendo elaborados para cada assunto ou cliente.
– quais profissionais estão envolvidos.
– como anda a evolução do trabalhos.
– quais são as previsões de conclusão ou etapas
3 – Ferramenta de controle e planejamento de custos, avaliando:
– os valores gastos em termos de custos horários de profissionais versus valores cobrados (principalmente nos casos de cobrança fixa).
– qual deverá ser a melhor distribuição da equipe nos assuntos, alocando profissionais coerentes com a complexidade e valores cobrados.
4 – Ferramenta de auxílio orçamentário pois, consegue:
– levantar e avaliar casos anteriores, observando valores cobrados, custos gerados, equipes envolvidas e principalmente resultados obtidos.
5 – Ferramenta de avaliação de:
– performance / eficiência por equipe, setor, área, centros de custo ou filial.
– rentabilidade quando associado aos controles financeiros e de apropriação de custos.
A única exceção, na minha opinião, apenas os escritórios processualistas de volume, no chamado contencioso de massa estão dispensados da execução do timesheet. Nesses escritórios, os trabalhos geralmente são distribuídos por tarefas especificas de modo que cada advogados faz uma pequena parte do processo (entendendo aqui processo como parte do fluxo). Desta forma, os próprios sistemas de automação têm controles de produtividade de cada parte do fluxo, desobrigando o profissional de marcar seus trabalhos em outro controle (timesheet).
Por fim gostaria de alertar para a observação mais importante sobre tudo isso que foi levantado, ou seja: Não basta fazer, tem que controlar!
A revisão consciente e detalhada do timesheet permite ao gestor não só expurgar tempos inúteis ou não produtivos, analisando a real performance do profissional e da equipe, mas também avaliar o impacto das decisões comerciais (descontos, etc.) na produção e no orçamento da proposta.
A correta revisão por parte dos gestores (sócios ou coordenadores nas estruturas maiores) é fundamental para que se possa extrair dessa ferramenta números confiáveis que irão dar os principais subsídios no auxílio às decisões operacionais e estratégicas de qualquer escritório de advocacia.
José Paulo Graciotti é consultor, autor do livro “Governança Estratégica para escritórios de Advocacia”, sócio da GRACIOTTI Assessoria Empresarial, membro da ILTA– International Legal Technology Association e da ALA – Association of Legal Administrators. Há mais de 30 anos implanta e gerencia escritórios de advocacia – www.graciotti.com.br